Błąd biura rachunkowego i odsetki klienta – przykład
W tym przykładzie (biuro i liczby są wymyślone) biuro rachunkowe przez kilkanaście miesięcy błędnie rozliczało VAT klienta. Przykład pokazuje, co z roszczeń klienta pokryło obowiązkowe OC biura, czego nie pokryło i dlaczego minimalna suma okazała się za niska.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Biuro rachunkowe prowadzące usługowo księgi musi mieć OC z sumą gwarancyjną co najmniej 10 000 euro na jedno zdarzenie (art. 76h ustawy o rachunkowości i rozporządzenie Ministra Finansów). W przykładzie szkoda klienta (odsetki za zwłokę i koszty korekt) przekroczyła tę kwotę, więc nadwyżkę biuro zapłaciło samo. Grzywny nałożonej na członka zarządu klienta polisa nie objęła. Dane przykładowe.
Sytuacja
Biuro rachunkowe działające jako spółka z o.o. prowadzi księgi rachunkowe kilkudziesięciu klientów, w tym spółki z branży budowlanej. Ma obowiązkowe OC biura rachunkowego z sumą gwarancyjną równą minimum z rozporządzenia – 10 000 euro na jedno zdarzenie. Zakresu dobrowolnego ani wyższej sumy nie wykupiło. Takie ryzyka są typowe dla branży – więcej o ubezpieczeniach kancelarii prawnych i biur rachunkowych.
Jednym z klientów jest spółka budowlana, która wykonuje roboty jako podwykonawca. Biuro przez kilkanaście miesięcy stosowało w jej rozliczeniach błędne zasady rozliczania VAT dla części usług.
Szkoda
Błąd wyszedł na jaw podczas kontroli urzędu skarbowego. Spółka musiała skorygować deklaracje i zapłacić zaległy podatek z odsetkami za zwłokę. Wobec członka zarządu odpowiedzialnego za rozliczenia wszczęto postępowanie z kodeksu karnego skarbowego, zakończone grzywną.
Spółka wystąpiła do biura z roszczeniem obejmującym: zaległy VAT, odsetki za zwłokę 38 000 zł, koszty korekt i pomocy doradcy podatkowego 9 000 zł oraz zwrot grzywny 6 000 zł zapłaconej przez członka zarządu. Biuro zgłosiło roszczenie swojemu ubezpieczycielowi.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Jak zadziałała polisa
Odpowiedzialność biura wobec klienta wynika z umowy o prowadzenie ksiąg – to odpowiedzialność kontraktowa (art. 471 KC). Ubezpieczenie OC przejmuje ją w granicach sumy gwarancyjnej (art. 822 § 1 KC). Szkoda klienta nie dotyczy osoby ani rzeczy, tylko jego majątku – to czysta strata finansowa, którą OC zawodowe zwykle obejmuje.
Ubezpieczyciel rozdzielił roszczenie na trzy części:
- Zaległy podatek – nie jest zwykle szkodą wyrządzoną przez biuro, bo klient był zobowiązany go zapłacić niezależnie od błędu.
- Odsetki za zwłokę i koszty korekt – szkoda majątkowa wynikająca z błędu biura, objęta ochroną.
- Grzywna z kodeksu karnego skarbowego – kara nałożona osobiście na członka zarządu. Ubezpieczyciel odmówił jej pokrycia, uznając ją za sankcję karną, a nie szkodę klienta; sposób traktowania takich kwot zależy od definicji szkody w umowie.
Dlaczego suma minimalna bywa za niska
Rozporządzenie wyznacza minimum, a nie poziom dostosowany do skali klientów. Jeden błąd powtarzany przez wiele miesięcy w rozliczeniach dużego klienta może dać szkodę wielokrotnie wyższą od 10 000 euro – zwłaszcza gdy odsetki narastają latami, zanim błąd wyjdzie na jaw.
Biura obsługujące większe spółki często rozważają sumę nadwyżkową ponad minimum i zakres dobrowolny, np. kadry i płace, rozliczenia z ZUS czy reprezentację przed urzędem. Sprawdza się też, jak polisa traktuje wiele szkód z jednego błędu (szkoda seryjna) oraz czy obejmuje błędy popełnione przed zawarciem umowy. Obowiązkowe minimum różni się w zależności od zawodu, dla którego wymagane jest OC zawodowe.
Czego uczy ten przykład
- Nie każda kwota zapłacona przez klienta jest szkodą. Podatek, który i tak należał się fiskusowi, to co innego niż odsetki wynikłe z błędu.
- Kary i grzywny to osobna kategoria – w ubezpieczeniach dobrowolnych w wielu OWU wyłączona albo objęta tylko w wąskim zakresie.
- Suma minimalna to minimum obowiązkowe (z rozporządzenia). Przy dużych klientach i błędach powtarzalnych nadwyżka zostaje po stronie biura.
- Umowa z klientem też ma znaczenie. Ograniczenie odpowiedzialności w umowie o prowadzenie ksiąg wpływa na to, ile biuro może być winne – ale nie zmienia zakresu polisy.
Jaką sumę i zakres rozważyć w konkretnym biurze, ustala uprawniony dystrybutor ubezpieczeń (partner) po analizie potrzeb.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułWadliwy produkt – przykład
Co pokryje OC za produkt, gdy wadliwa partia wywoła pożary, a czego nie?
ArtykułWadium – przykład
Ile kosztuje wadium w pieniądzu, a ile gwarancja wadialna w przetargu na 6 mln zł?
ArtykułPożar hali – przykład
Ile odszkodowania dostaje firma po pożarze hali ubezpieczonej na wartość księgową?
ArtykułZalanie magazynu – przykład
Dlaczego hurtownia dostała po zalaniu magazynu tylko część odszkodowania?
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy klient może zażądać zapłaty bezpośrednio od ubezpieczyciela biura?
Tak. Poszkodowany może dochodzić roszczenia bezpośrednio od ubezpieczyciela OC sprawcy (art. 822 § 4 KC), w granicach sumy gwarancyjnej (roszczenie bezpośrednio od ubezpieczyciela).
Czy biuro może uznać roszczenie klienta bez zgody ubezpieczyciela?
OWU często zastrzegają, że uznanie roszczenia lub ugoda bez zgody ubezpieczyciela nie wiąże go przy ustalaniu odszkodowania. Zanim biuro zapłaci klientowi lub podpisze ugodę, warto uzgodnić to z ubezpieczycielem.