Składka ubezpieczeniowa jako koszt uzyskania przychodu
Składki na ubezpieczenia związane z działalnością są co do zasady kosztem uzyskania przychodu. Ustawy podatkowe przewidują jednak kilka wyjątków, a przy części polis o kwalifikacji decyduje związek z działalnością w konkretnej sytuacji.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Składka na ubezpieczenie związane z działalnością (np. mienia, OC, floty, cargo, cyber) jest co do zasady kosztem uzyskania przychodu, bo służy zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Wynika to z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT) i art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT). Wyjątki dotyczą m.in. składek na ubezpieczenie samochodów osobowych powyżej limitu i części ubezpieczeń pracowników. Informacja ma charakter ogólny – rozliczenie w konkretnej firmie ustal z księgowym lub doradcą podatkowym.
Zasada ogólna
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w katalogu wyłączeń (art. 22 ust. 1 ustawy o PIT, art. 15 ust. 1 ustawy o CIT). Ubezpieczenie obejmuje skutki zdarzeń losowych i roszczeń dla majątku i przychodów firmy, dlatego organy podatkowe co do zasady uznają składki na ubezpieczenia działalności za koszt.
Warunkiem jest związek z działalnością i właściwe udokumentowanie. Dowodem poniesienia wydatku jest zwykle polisa lub inny dokument wystawiony przez zakład ubezpieczeń wraz z potwierdzeniem zapłaty. Faktury za samo ubezpieczenie zakład wystawiać nie musi, bo usługi ubezpieczeniowe są zwolnione z VAT (art. 43 ust. 1 pkt 37 ustawy o VAT) – więcej o VAT w ubezpieczeniach firmy.
Firmy rozliczające się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych nie odliczają kosztów, więc kwestia ich nie dotyczy.
Wyjątki w ustawach
| przypadek | PIT | CIT | skutek |
|---|---|---|---|
| składki na ubezpieczenie samochodu osobowego – część ponad limit wartości 150 000 zł | art. 23 ust. 1 pkt 47 | art. 16 ust. 1 pkt 49 | kosztem jest tylko część składki w proporcji 150 000 zł do wartości przyjętej do ubezpieczenia |
| samochód osobowy niebędący składnikiem majątku firmy, używany w działalności | art. 23 ust. 1 pkt 46 | - | kosztem jest 20% wydatków i składek |
| straty i remonty powypadkowe samochodów bez dobrowolnego ubezpieczenia | art. 23 ust. 1 pkt 48 | art. 16 ust. 1 pkt 50 | strata i naprawa nie są kosztem |
| składki pracodawcy na ubezpieczenia na rzecz pracowników – poza wskazanymi grupami | art. 23 ust. 1 pkt 57 | art. 16 ust. 1 pkt 59 | kosztem są składki z grup 1, 3 i 5 działu I oraz 1 i 2 działu II, jeśli spełniono warunki ustawy |
Limit wartości samochodu dotyczy też tego, jak rozliczyć AC samochodu firmowego w kosztach. Skutki po stronie pracownika, np. przy grupowym ubezpieczeniu na życie, opisujemy w artykule o ubezpieczeniach pracowników a PIT i ZUS.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Polisy z pogranicza
Część ubezpieczeń nie ma w ustawach osobnych przepisów, a ich kwalifikacja zależy od tego, czy w danej sytuacji służą działalności.
- Ubezpieczenia osobowe właściciela jednoosobowej firmy (na życie, od następstw nieszczęśliwych wypadków czy prywatne zdrowotne) organy podatkowe często traktują jako wydatek osobisty, bo dotyczą osoby, a nie firmy. Stanowiska bywają różne, gdy polisa jest np. wymagana jako zabezpieczenie kredytu firmowego. To kwestia do sprawdzenia w interpretacjach lub z doradcą.
- Ubezpieczenie D&O – obejmuje odpowiedzialność członków zarządu i rady, a opłaca je zwykle spółka. Kwalifikację składki jako kosztu spółki i ewentualny przychód osób ubezpieczonych rozstrzygano w interpretacjach indywidualnych, dla konkretnych stanów faktycznych.
- Ubezpieczenie osoby kluczowej (key person) – spółka jest uprawniona do świadczenia po śmierci lub niezdolności kluczowej osoby. Organy oceniają, czy umowa jest zawarta na rzecz pracownika (art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT), czy w interesie samej spółki (art. 15 ust. 1 ustawy o CIT) – stanowiska w interpretacjach różnią się, dlatego kwalifikację warto potwierdzić z doradcą podatkowym.
W sprawach niejednoznacznych firma może wystąpić o interpretację indywidualną – chroni ona wnioskodawcę, który zastosuje się do niej w opisanym stanie faktycznym.
Kiedy składka staje się kosztem
Składka na ubezpieczenie jest zwykle kosztem pośrednim, czyli niezwiązanym bezpośrednio z konkretnym przychodem. Koszty pośrednie potrąca się w dacie poniesienia, a jeśli dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy i nie da się określić, jaka część przypada na dany rok – proporcjonalnie do długości okresu (art. 22 ust. 5c ustawy o PIT, art. 15 ust. 4d ustawy o CIT). Za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień ujęcia go w księgach na podstawie faktury lub innego dowodu (art. 22 ust. 5d PIT, art. 15 ust. 4e CIT).
Ujęcie bilansowe w rozliczeniach międzyokresowych to odrębny temat – więcej o księgowaniu polisy ubezpieczeniowej.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułSamochód osobowy w kosztach
Ile składki AC samochodu osobowego firma zaliczy do kosztów?
ArtykułKsięgowanie składek
Jak księgować polisę ubezpieczeniową w firmie?
ArtykułOdszkodowanie a podatek
Czy odszkodowanie jest przychodem firmy?
ArtykułVAT a ubezpieczenia
Czy składka ubezpieczeniowa zawiera VAT?
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy składka OC zawodowego jest kosztem jednoosobowej firmy?
Jeśli ubezpieczenie dotyczy wykonywanej działalności (na przykład obowiązkowe OC biura rachunkowego czy dobrowolne OC programisty), składka jest co do zasady kosztem, bo służy zabezpieczeniu źródła przychodów. Ustawy nie przewidują dla niej osobnych ograniczeń.
Czy składka zapłacona w ratach jest kosztem w dniu zapłaty każdej raty?
Zależy od metody ujmowania kosztów w firmie i dokumentów – przy kosztach pośrednich liczy się dzień ujęcia w księgach na podstawie dowodu. Przy księgach rachunkowych rozliczenie w czasie wynika dodatkowo z zasad bilansowych. Sposób ujęcia rat warto uzgodnić z księgowym.
Czy zwrot składki po wypowiedzeniu polisy jest przychodem?
Gdy wcześniej zapłacona składka została zaliczona do kosztów, jej zwrot zwykle koryguje koszty albo stanowi przychód – zależnie od sposobu rozliczenia. Skutki konkretnego zwrotu ustal z księgowym.