Dokumenty do likwidacji szkody w firmie
O wysokości odszkodowania często decyduje nie sama szkoda, lecz to, co firma potrafi udowodnić. Faktura zakupu maszyny, ewidencja zapasów czy protokół przeglądu instalacji są najcenniejsze wtedy, gdy przetrwały pożar.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Po zgłoszeniu szkody ubezpieczyciel informuje, jakie dokumenty są potrzebne do ustalenia odpowiedzialności i wysokości świadczenia (art. 29 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej). Firma musi udowodnić zdarzenie, rozmiar szkody i wartość mienia (art. 6 KC). Podstawą są zwykle: zgłoszenie, dokumentacja zdjęciowa, dokumenty od służb, dowody własności i wartości, kosztorysy lub faktury naprawy oraz dokumenty właściwe dla rodzaju szkody.
Dokumenty potrzebne przy każdej szkodzie
- Zgłoszenie szkody z opisem zdarzenia i numerem polisy.
- Zdjęcia i nagrania szkody – przed uprzątnięciem, z szerokiego planu i z bliska, z widocznymi tabliczkami znamionowymi.
- Spis uszkodzonego lub utraconego mienia z ilościami i wartościami.
- Dokumenty od służb: notatka policji, numer postępowania, protokół straży pożarnej, opinia pogotowia energetycznego.
- Dowody własności lub tytułu prawnego do mienia (faktury, umowy leasingu, najmu, użyczenia, przechowania).
- Kosztorys naprawy albo faktury za naprawę lub odtworzenie; oferty wykonawców.
- Faktury i rachunki za koszty ratowania mienia i uprzątnięcia.
- Dane rachunku bankowego do wypłaty i informacja o statusie VAT firmy.
- Pełnomocnictwo, jeśli sprawę prowadzi pośrednik lub pełnomocnik.
Status VAT ma znaczenie, bo od niego zależy, czy odszkodowanie jest netto czy brutto.
Dokumenty według rodzaju szkody
| rodzaj szkody | dokumenty zwykle wymagane |
|---|---|
| pożar, zalanie, burza, przepięcie w mieniu | protokół straży lub opis przyczyny, ekspertyza przyczyny (np. instalacji), dane meteorologiczne przy burzy i huraganie, protokoły przeglądów instalacji, wykaz środków trwałych z wartościami, dokumentacja techniczna budynku |
| kradzież z włamaniem, rabunek | potwierdzenie zawiadomienia policji i postanowienie o umorzeniu lub wszczęciu postępowania, opis zabezpieczeń i ich stanu po zdarzeniu, raport z systemu alarmowego i agencji ochrony, nagrania monitoringu, inwentaryzacja z porównaniem stanów |
| towary i zapasy | ewidencja magazynowa, raporty stanów z systemu, inwentaryzacja po szkodzie, faktury zakupu, specyfikacje dostaw, deklaracje wartości (przy sumach zmiennych) |
| maszyny i elektronika | faktura zakupu lub wartość z ewidencji, tabliczka znamionowa, książka serwisowa, protokoły przeglądów, ekspertyza serwisu o przyczynie awarii, kosztorys naprawy lub oferta zakupu nowej maszyny |
| utrata zysku | sprawozdania finansowe, zestawienia przychodów i kosztów stałych sprzed szkody, plany sprzedaży, dowody przestoju, dodatkowe koszty utrzymania działalności, raport biegłego rewidenta lub doradcy (przy dużych szkodach) |
| OC – roszczenie osoby trzeciej | pismo z roszczeniem, umowa z klientem, korespondencja, protokoły odbioru, opis zdarzenia od pracowników, opinie techniczne, dowody wysokości szkody poszkodowanego |
| cargo i transport (CMR) | list przewozowy CMR z zastrzeżeniami, protokół szkody, faktura handlowa i specyfikacja ładunku, zlecenie transportowe, zdjęcia ładunku i pojazdu, dane z GPS i tachografu, korespondencja z przewoźnikiem |
| flota pojazdów | oświadczenie sprawcy lub notatka policji, dowód rejestracyjny, prawo jazdy kierowcy, zdjęcia, umowa leasingu i zgoda leasingodawcy na wypłatę, kosztorys warsztatu |
Lista nie jest zamknięta – przy nietypowej szkodzie likwidator poprosi o inne dokumenty. Gdy któregoś dokumentu nie da się uzyskać, wyjaśnij to na piśmie i zaproponuj dowód zastępczy: zdjęcia, zeznania pracowników, dane z systemów, wyciągi bankowe.
Zestaw dokumentów zależy też od konstrukcji ochrony – inny jest np. przy ubezpieczeniu mienia firmy, inny przy ubezpieczeniu utraty zysku czy ubezpieczeniu cargo.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Dowody wartości mienia
Najczęstszym problemem w likwidacji szkód majątkowych jest udowodnienie wartości. Ewidencja środków trwałych pokazuje wartość księgową, a polisa może obejmować mienie według wartości odtworzeniowej (zob. wartość odtworzeniowa a rzeczywista). Dlatego obok ewidencji przydają się:
- faktury zakupu maszyn i wyposażenia, także sprzed lat;
- aktualne oferty lub cenniki na nowe urządzenia tej samej klasy;
- operaty szacunkowe i wyceny budynków;
- dokumentacja modernizacji i remontów (podnoszą wartość, a bywa, że nie ma ich w ewidencji);
- spisy z natury i raporty magazynowe z datą.
Jak przechowywać dokumenty przed szkodą
Dokumenty trzymane w biurze spłoną razem z biurem. Przygotowanie przed szkodą kosztuje niewiele, a może zdecydować o wysokości wypłaty.
- Kopie polis, OWU i klauzul poza siedzibą firmy – w chmurze lub u pośrednika.
- Kopia zapasowa systemu księgowego i magazynowego poza siedzibą, sprawdzana okresowo.
- Coroczne zdjęcia lub nagranie wideo hal, magazynów, maszyn i wyposażenia z tabliczkami znamionowymi.
- Skany faktur zakupu środków trwałych i dokumentów modernizacji.
- Protokoły przeglądów instalacji i zabezpieczeń w formie elektronicznej.
- Lista kontaktów awaryjnych: ubezpieczyciel (numer szkody), pośrednik, serwisy, firmy osuszające, agencja ochrony.
- Procedura po szkodzie: kto zgłasza, kto dokumentuje, kto kontaktuje się z likwidatorem.
Taka dokumentacja przydaje się też przed zawarciem umowy i przy odnowieniu – pozwala rzetelnie ustalić sumę ubezpieczenia.
Jak przekazywać dokumenty
Wysyłaj dokumenty kanałem wskazanym przez ubezpieczyciela, z numerem szkody, i zachowuj potwierdzenia. Prowadź listę: co, kiedy i jak przekazano. Każdy brak wydłuża wyjaśnianie okoliczności, a od momentu, w którym wyjaśnienie było możliwe, zależy termin wypłaty odszkodowania w pozostałej części (art. 817 § 2 KC).
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułWysokość odszkodowania
Jak ustala się wysokość odszkodowania z ubezpieczenia majątku firmy?
ArtykułOdszkodowanie a VAT
Kiedy firma dostaje odszkodowanie netto, a kiedy brutto?
ArtykułLikwidator i rzeczoznawca
Dla kogo pracuje likwidator ubezpieczyciela, niezależny likwidator szkód, rzeczoznawca firmy i biegły sądowy?
ArtykułRoszczenie klienta
Co zrobić, gdy klient żąda odszkodowania od firmy?
Pytania
Najczęstsze pytania
Co zrobić, gdy faktury zakupu maszyny spłonęły razem z biurem?
Poszukaj kopii u dostawcy, w systemie księgowym, w banku (przelewy) lub u leasingodawcy. Wartość można też wykazać ofertą na podobną maszynę, ewidencją środków trwałych i zdjęciami tabliczki znamionowej. Wyjaśnij likwidatorowi na piśmie, czym zastępujesz brakujący dokument.
Czy ubezpieczyciel może żądać dowolnych dokumentów?
Może żądać dokumentów potrzebnych do ustalenia odpowiedzialności lub wysokości świadczenia (art. 29 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej). Gdy prośba wydaje się zbędna lub niemożliwa do spełnienia, zapytaj na piśmie o jej cel i zaproponuj inny dowód.
Czy muszę przekazać sprawozdania finansowe przy szkodzie w utracie zysku?
Zwykle tak – utracony zysk i koszty stałe ustala się na podstawie danych finansowych sprzed szkody i z okresu przestoju. Przy dużych szkodach ubezpieczyciel może zlecić analizę biegłemu rewidentowi lub ekspertowi.