Klient zgłasza roszczenie – co robi firma z polisą OC
Pismo od klienta z żądaniem odszkodowania to moment, w którym polisa OC zaczyna działać. Pierwsze reakcje firmy – odpowiedź klientowi, zgłoszenie do ubezpieczyciela, zabezpieczenie dowodów – mają wpływ na to, czy i w jakim zakresie ochrona zadziała.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Gdy klient zgłasza roszczenie, firma powinna niezwłocznie zawiadomić ubezpieczyciela OC (w terminie z OWU), zabezpieczyć dowody i nie uznawać roszczenia ani nie płacić bez zgody ubezpieczyciela – zakaz taki zawiera większość OWU. Poszkodowany może też dochodzić odszkodowania bezpośrednio od ubezpieczyciela firmy (art. 822 § 4 KC). Gdy klient pozwie firmę, może ona zawiadomić ubezpieczyciela o procesie i wezwać go do udziału (art. 84 Kodeksu postępowania cywilnego, KPC).
Pierwsze kroki po otrzymaniu roszczenia
- Zarejestruj roszczenie Data wpływu, forma (e-mail, pismo, pozew, protokół reklamacyjny), kwota, uzasadnienie. W polisach opartych na zasadzie zgłoszenia roszczenia (claims made) data zgłoszenia roszczenia decyduje o tym, która polisa odpowiada.
- Zawiadom ubezpieczyciela W terminie z OWU, z kopią pisma klienta. Kodeks pozwala umowie określić termin zawiadomienia o wypadku (art. 818 § 1 KC).
- Odpowiedz klientowi neutralnie Potwierdź otrzymanie pisma i przekazanie sprawy ubezpieczycielowi. Nie przesądzaj winy ani kwoty.
- Zabezpiecz dowody Umowa, zamówienia, protokoły odbioru, korespondencja, dokumentacja techniczna, zdjęcia, relacje pracowników – zanim pamięć i dokumenty się rozproszą.
- Współpracuj z ubezpieczycielem Przekazuj dokumenty i stanowisko firmy. Ustal, kto prowadzi rozmowy z poszkodowanym.
Jeśli szkoda dotyczy osób (wypadek na terenie zakładu, uraz klienta), pierwszeństwo mają pomoc i zawiadomienie właściwych służb. Gdy firma dowiaduje się o okoliczności, która może prowadzić do roszczenia, zanim klient je zgłosi – wiele OWU (zwłaszcza w OC zawodowym) pozwala lub wymaga zgłosić samą okoliczność. Jeśli OWU przewidują takie zgłoszenie, późniejsze roszczenie może zostać przypisane do bieżącej polisy.
Nie uznawaj roszczenia bez zgody ubezpieczyciela
Kodeks cywilny nie zawiera ogólnego zakazu uznawania roszczeń przez ubezpieczonego, ale niemal każde OWU OC go przewiduje: firma nie może bez zgody ubezpieczyciela uznać roszczenia, zawrzeć ugody ani zapłacić odszkodowania. Naruszenie tego obowiązku zwykle oznacza, że ubezpieczyciel nie jest związany uznaniem lub ugodą – i może odmówić zwrotu firmie kwoty ponad to, co sam uznałby za należne.
Uznaniem bywa nie tylko formalne oświadczenie. Ryzykowne są zdania w e-mailu typu „to nasza wina, oczywiście pokryjemy koszty”, wystawienie korekty faktury jako rekompensaty czy obietnica naprawy na koszt firmy. Przyznanie faktów (że dostawa była opóźniona) różni się od przyznania odpowiedzialności i kwoty – ale granica bywa cienka, dlatego treść odpowiedzi warto uzgodnić z ubezpieczycielem lub prawnikiem.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Poszkodowany może iść prosto do ubezpieczyciela
Uprawniony do odszkodowania może dochodzić roszczenia bezpośrednio od ubezpieczyciela OC (art. 822 § 4 KC). Klient nie musi więc najpierw wygrywać sprawy z firmą – może zgłosić szkodę ubezpieczycielowi i prowadzić z nim likwidację. Takie roszczenie bezpośrednio do ubezpieczyciela OC ma te same granice co roszczenie wobec firmy.
Ochronę poszkodowanego wzmacnia art. 822 § 5 KC: ubezpieczyciel nie może przeciwko niemu podnieść zarzutu, że firma naruszyła obowiązki z umowy lub OWU po zajściu wypadku – na przykład spóźniła się ze zgłoszeniem czy uznała roszczenie bez zgody. Skutki takiego naruszenia mogą jednak dotknąć firmę w rozliczeniu z ubezpieczycielem, zgodnie z umową i OWU.
Gdy klient pozywa firmę
Gdy klient wnosi pozew przeciwko firmie, a nie przeciwko ubezpieczycielowi, firma może zawiadomić ubezpieczyciela o toczącym się procesie i wezwać go do wzięcia w nim udziału – to tzw. przypozwanie (art. 84 § 1 KPC). Strona wnosi do sądu pismo procesowe wskazujące przyczynę wezwania i stan sprawy, a sąd doręcza je ubezpieczycielowi, który może przystąpić do sprawy jako interwenient uboczny (art. 84 § 2 KPC). Jeśli nie przystąpi, skutki interwencji powstają wobec niego tak, jakby przystąpił, od chwili, gdy przystąpienie było możliwe (art. 85 KPC).
Niezależnie od przypozwania pozew trzeba niezwłocznie przekazać ubezpieczycielowi – wiele OWU wymaga tego w krótkim terminie, a terminy procesowe (na przykład na odpowiedź na pozew) biegną bez względu na rozmowy z ubezpieczycielem. Prowadzenie sprawy sądowej to zadanie prawnika; OWU OC często pokrywają koszty obrony w uzgodnionym zakresie.
Zakres, suma i udział własny
Roszczenie klienta nie zawsze mieści się w polisie. Przed zgłoszeniem warto sprawdzić, choć decyzję i tak podejmie ubezpieczyciel:
- Czy rodzaj szkody jest objęty: szkoda rzeczowa, osobowa czy czysta strata finansowa.
- Czy roszczenie nie dotyczy wyłączenia, np. kar umownych w OC, samego wykonania umowy albo wady produktu jako takiej.
- Jak działa trigger polisy: zdarzenie w okresie ubezpieczenia czy zgłoszenie roszczenia w okresie ubezpieczenia.
- Jaka jest suma gwarancyjna na zdarzenie i w agregacie oraz podlimit dla tego rodzaju szkody.
- Jaki jest udział własny – firma może być zobowiązana pokryć go sama lub zwrócić ubezpieczycielowi.
- Czy dotyczy to także innych polis (np. OC zawodowe obok OC działalności) – wtedy zawiadom wszystkich ubezpieczycieli.
Gdy roszczenie przekracza sumę gwarancyjną, nadwyżkę pokrywa firma. Która z kolejnych polis odpowiada za roszczenie, rozstrzyga trigger w ubezpieczeniu OC.
Przedawnienie
Roszczenie poszkodowanego wobec ubezpieczyciela OC przedawnia się w terminie właściwym dla roszczenia o naprawienie szkody z czynu niedozwolonego lub z niewykonania umowy (art. 819 § 3 KC). Zgłoszenie roszczenia ubezpieczycielowi przerywa bieg przedawnienia, który zaczyna się na nowo od pisemnego stanowiska ubezpieczyciela (art. 819 § 4 KC) – więcej o przedawnieniu roszczeń z umowy ubezpieczenia.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułRegres ubezpieczyciela
Kiedy ubezpieczyciel po wypłacie żąda zwrotu od sprawcy szkody?
ArtykułRatowanie mienia
Co firma musi zrobić po pożarze lub zalaniu, by ratować mienie, i kiedy ubezpieczyciel zwraca koszty ratowania?
ArtykułZgłoszenie szkody
Jak zgłosić szkodę w firmie? Najpierw ludzie i ratowanie mienia, potem dokumentacja i zgłoszenie w terminie z umowy.
ArtykułLikwidacja szkody
Jak przebiega likwidacja szkody w firmie?
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy firma może zapłacić klientowi samodzielnie i potem odzyskać pieniądze od ubezpieczyciela?
Tylko za zgodą ubezpieczyciela. Większość OWU OC zakazuje uznawania roszczeń i zawierania ugód bez zgody – bez niej ubezpieczyciel może odmówić zwrotu kwoty, której sam nie uznałby za należną. Najpierw zgłoś roszczenie i uzgodnij sposób rozliczenia.
Czy mogę rozmawiać z klientem, gdy roszczenie prowadzi ubezpieczyciel?
Tak. Możesz informować klienta o przekazaniu sprawy, przebiegu wyjaśnień i rozwiązaniach technicznych. Nie składaj jednak deklaracji o winie i kwocie odszkodowania bez uzgodnienia z ubezpieczycielem – mogłyby zostać uznane za uznanie roszczenia.
Co zrobić, gdy firma dostała pozew od klienta?
Niezwłocznie przekazać pozew ubezpieczycielowi i prawnikowi, pilnując terminów procesowych. Firma może przypozwać ubezpieczyciela – zawiadomić go o procesie i wezwać do udziału (art. 84 KPC). O kosztach obrony decydują postanowienia polisy.