Księgowanie składek – rozliczenia międzyokresowe
Polisa roczna opłacona z góry dotyczy 12 miesięcy, często w dwóch latach obrotowych. Sposób ujęcia w księgach zależy od polityki rachunkowości, a moment kosztu bilansowego i podatkowego nie zawsze jest ten sam.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Jednostki prowadzące księgi rachunkowe dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych (art. 39 ust. 1 ustawy o rachunkowości). Składkę za polisę roczną rozlicza się więc zwykle w czasie – miesięcznie, proporcjonalnie do okresu ochrony. Podatkowo składka jest co do zasady kosztem pośrednim, a moment jej ujęcia może różnić się od bilansowego.
Dlaczego składkę rozlicza się w czasie
Polisa daje ochronę przez określony czas – zwykle 12 miesięcy. Zapłata całej składki z góry nie oznacza, że cały koszt dotyczy miesiąca zapłaty. Zgodnie z zasadą współmierności koszt powinien obciążać te okresy, których dotyczy.
Przy ubezpieczeniach naturalną miarą jest upływ czasu: koszt miesięczny = składka / liczba miesięcy ochrony. Część dotycząca przyszłych okresów jest w bilansie aktywem – krótkoterminowym, gdy dotyczy najbliższych 12 miesięcy, długoterminowym przy polisach wieloletnich.
Polisa roczna płacona z góry
W wielu planach kont zapłaconą składkę ujmuje się najpierw na koncie rozliczeń międzyokresowych czynnych, a następnie co miesiąc przenosi część do kosztów – w układzie rodzajowym zwykle do usług obcych lub pozostałych kosztów rodzajowych, zgodnie z polityką rachunkowości firmy.
Dowodem księgowym jest zwykle polisa lub inny dokument zakładu ubezpieczeń wraz z potwierdzeniem zapłaty. Zakład nie ma obowiązku wystawiania faktury za usługę ubezpieczeniową zwolnioną z VAT, ale musi ją wystawić na żądanie nabywcy zgłoszone w terminie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym wykonano usługę lub otrzymano zapłatę (art. 106b ust. 2 i ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT). Składka nie zawiera VAT (zob. VAT a ubezpieczenia firmy).
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Składka w ratach
Przy płatności ratalnej warto odróżnić dwie rzeczy: zobowiązanie wobec zakładu i koszt okresu. Gdy raty pokrywają się z okresami ochrony (np. rata kwartalna za kwartał), ujęcie raty bezpośrednio w kosztach daje zwykle ten sam wynik co rozliczenie w czasie. Gdy raty nie odpowiadają okresom (np. dwie raty po połowie składki w pierwszym i siódmym miesiącu), rozliczenie miesięczne nadal ma sens. Część firm ujmuje wtedy całą składkę z polisy jako zobowiązanie i rozlicza ją w czasie, niezależnie od terminów rat.
Termin zapłaty wynika z umowy i Kodeksu cywilnego, który określa też, kiedy brak zapłaty składki kończy ochronę.
Uproszczenia w małych firmach
Ustawa o rachunkowości pozwala stosować w ramach polityki rachunkowości uproszczenia, jeżeli nie wywiera to istotnie ujemnego wpływu na rzetelny i jasny obraz sytuacji jednostki, i nakazuje kierować się zasadą istotności (art. 4 ust. 4 i 4a). W praktyce firmy często:
- ujmują w kosztach jednorazowo polisy o niskiej wartości, mimo że ochrona przechodzi na kolejny miesiąc lub rok;
- rozliczają w czasie tylko polisy powyżej progu kwotowego przyjętego w polityce rachunkowości;
- rozliczają składki kwartalnie zamiast miesięcznie.
Próg i sposób uproszczeń trzeba zapisać w polityce rachunkowości i stosować konsekwentnie. Nie można uznać pozycji za nieistotne, jeżeli wszystkie nieistotne pozycje podobnego rodzaju łącznie są istotne (art. 4 ust. 4a) – przy wielu polisach lub dużej flocie jednorazowe ujęcie może zniekształcić wynik miesięczny.
Firmy prowadzące podatkową księgę przychodów i rozchodów nie stosują ustawy o rachunkowości w tym zakresie. Mogą rozliczać koszty w czasie, jeśli stale prowadzą księgę w sposób pozwalający wyodrębnić koszty dotyczące danego roku (art. 22 ust. 6 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, PIT); w przeciwnym razie koszt ujmuje się zwykle w dacie poniesienia.
Bilansowo a podatkowo
Podatkowo składka jest co do zasady kosztem pośrednim – potrącalnym w dacie poniesienia, czyli w dniu ujęcia w księgach na podstawie faktury lub innego dowodu. Gdy koszt dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy i nie da się określić, jaka część przypada na dany rok, rozlicza się go proporcjonalnie (art. 22 ust. 5c-5d ustawy o PIT, art. 15 ust. 4d-4e ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, CIT).
Przy polisie przechodzącej na kolejny rok podatkowy organy i sądy prezentowały różne stanowiska co do tego, czy składkę można rozpoznać jednorazowo, czy trzeba ją rozłożyć. Przy polisie z określonym okresem ochrony część kosztu przypadającą na dany rok zwykle da się wyliczyć, a spór dotyczy głównie tego, czy ujęcie składki w rozliczeniach międzyokresowych czynnych jest „ujęciem” kosztu w księgach w rozumieniu art. 15 ust. 4e ustawy o CIT (w PIT – art. 22 ust. 5d). Jeżeli firma rozpozna koszt podatkowy inaczej niż bilansowy, powstają różnice przejściowe, które jednostki stosujące podatek odroczony uwzględniają w jego kalkulacji. Wybór metody i jej kwalifikację podatkową warto potwierdzić z księgowym lub doradcą podatkowym. Ogólne zasady zaliczania składki do kosztów dotyczą obu metod – więcej o tym, kiedy składka ubezpieczeniowa jest kosztem firmy.
Zwrot składki i korekty
Zakład zwraca składkę za niewykorzystany okres ochrony, np. po wypowiedzeniu umowy albo sprzedaży ubezpieczonego pojazdu. Księgowo zwrot zmniejsza rozliczenie międzyokresowe albo (gdy składka była już w kosztach) koryguje koszty. Dopłata składki po zwiększeniu sumy w trakcie roku powiększa rozliczenie i rozkłada się na pozostałe miesiące ochrony.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułOdszkodowanie a podatek
Czy odszkodowanie jest przychodem firmy?
ArtykułVAT a ubezpieczenia
Czy składka ubezpieczeniowa zawiera VAT?
ArtykułUbezpieczenia pracowników a PIT
Składka na grupowe ubezpieczenie na życie opłacana przez pracodawcę jest zwykle przychodem pracownika.
ArtykułProwizja za gwarancję
Jak rozliczyć prowizję za gwarancję ubezpieczeniową w kosztach firmy?
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy polisę OC samochodu też trzeba rozliczać w czasie?
Przy księgach rachunkowych zasada jest ta sama dla wszystkich polis: składka dotycząca przyszłych okresów to rozliczenie międzyokresowe czynne. Wiele firm stosuje jednak uproszczenie dla polis o niskiej wartości, jeśli przewiduje to polityka rachunkowości i nie zniekształca to obrazu finansowego.
Na jakim dokumencie księguje się składkę, skoro nie ma faktury?
Na polisie lub innym dokumencie zakładu ubezpieczeń, z którego wynika okres, zakres i kwota składki, oraz na potwierdzeniu zapłaty. Fakturę zakład wystawia na żądanie nabywcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy (art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT).
Jak zaksięgować odszkodowanie otrzymane od ubezpieczyciela?
Odszkodowania i kary ujmuje się co do zasady w pozostałych przychodach operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości). Podatkowe traktowanie odszkodowania to osobne zagadnienie, z innymi regułami niż w księgach – więcej o odszkodowaniu w firmie a podatku dochodowym.