Gwarancja ubezpieczeniowa krok po kroku – od SWZ do zwolnienia
Gwarancja kontraktowa przechodzi przez kilka etapów – od przeczytania wymagań zamawiającego, przez wniosek i umowę z gwarantem, po aneksy i zwolnienie dokumentu po latach. Większość problemów bierze się z pośpiechu na pierwszych dwóch etapach.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Uzyskanie gwarancji ubezpieczeniowej ma zwykle sześć etapów: od analizy wymagań beneficjenta, przez wniosek i umowę z gwarantem, po obsługę dokumentu w trakcie kontraktu aż do zwolnienia. Gwarancję wadialną w zamówieniach publicznych przekazuje się w oryginale w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10 PZP). O wystawieniu gwarancji decyduje gwarant.
Etap 1. Wymagania beneficjenta
Wszystko zaczyna się od dokumentu, który mówi, jakiej gwarancji potrzeba: specyfikacja warunków zamówienia (SWZ) w przetargu publicznym, warunki przetargu prywatnego albo umowa z inwestorem. Trzeba z niego wypisać:
- rodzaj gwarancji (wadialna, należytego wykonania, usunięcia wad, zwrotu zaliczki) i kwotę;
- okres ważności: dla wadium co najmniej do końca terminu związania ofertą (art. 97 ust. 5 ustawy Prawo zamówień publicznych, PZP), dla należytego wykonania do odbioru i przez okres rękojmi;
- wymagany wzór treści albo minimalne elementy (przesłanki wypłaty, forma żądania, prawo właściwe);
- formę przekazania – wadium w formie gwarancji przekazuje się w oryginale w postaci elektronicznej (art. 97 ust. 10 PZP).
Kwoty i okresy z warunków kontraktu policzysz w kalkulatorze kwoty gwarancji kontraktowej. Limity procentowe i terminy zwrotu wyznacza PZP (zob. zabezpieczenie należytego wykonania umowy PZP i wadium).
Etap 2. Wzór treści gwarancji
Jeśli beneficjent narzuca wzór, trzeba sprawdzić, czy gwarant go zaakceptuje. Jeśli nie – gwarant zaproponuje swój tekst, który musi odpowiadać wymaganiom SWZ. Typowe punkty sporne to przesłanki wypłaty, termin na zgłoszenie żądania po wygaśnięciu, zgoda na zmiany umowy bez wiedzy gwaranta, prawo i sąd właściwy.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Etap 3. Wniosek i dokumenty
Firma składa wniosek bezpośrednio u gwaranta albo za pośrednictwem agenta lub brokera ubezpieczeniowego. Gwarancje ubezpieczeniowe podlegają przepisom o dystrybucji ubezpieczeń, więc proponowanie ich i pomoc w zawarciu umowy to czynności zastrzeżone dla uprawnionych dystrybutorów. Asevra nie przyjmuje wniosków o gwarancje, nie ocenia zdolności gwarancyjnej i nie wskazuje gwaranta.
- Dokumenty rejestrowe i dane reprezentantów firmy.
- Sprawozdania finansowe za ostatnie lata i bieżące dane finansowe (np. za ostatni kwartał).
- Informacja o zadłużeniu: kredyty, leasingi, inne limity gwarancyjne.
- Zaświadczenia o niezaleganiu z podatkami i składkami – jeśli gwarant ich wymaga.
- Lista realizowanych i zakończonych kontraktów, referencje.
- Dane kontraktu: SWZ lub umowa, wartość, terminy, wymagany wzór gwarancji.
- Informacja o sporach z zamawiającymi i dotychczasowych wypłatach z gwarancji.
Jeśli chcesz porozmawiać o gwarancji dla konkretnego kontraktu, poproś o kontakt. Asevra przekazuje zapytanie. Analizę potrzeb, doradztwo, propozycję ubezpieczenia i zawarcie umowy prowadzi partner. Dokumentów finansowych nie przesyłasz przez formularz, tylko omawiasz je z partnerem.
Przy pierwszej gwarancji analiza trwa dłużej, bo gwarant ocenia firmę od początku. Przy kolejnych, w ramach umowy ramowej o limit gwarancyjny, proces jest krótszy. Termin złożenia oferty nie przesuwa się z powodu gwaranta, więc wniosek najlepiej złożyć zaraz po decyzji o udziale w przetargu.
Etap 4. Umowa o udzielenie gwarancji i zabezpieczenia
Przed wystawieniem gwarancji firma podpisuje z gwarantem umowę o udzielenie gwarancji (albo zlecenie w ramach umowy o limit) i ustanawia zabezpieczenia regresowe – zwykle weksel in blanco z deklaracją wekslową, czasem kaucję lub poręczenie. Płaci też prowizję. Warto przeczytać postanowienia o regresie: kiedy gwarant może żądać zwrotu, od kiedy liczą się odsetki, czy firma może kwestionować zasadność wypłaty.
Etap 5. Wystawienie i przekazanie gwarancji
Gwarant wystawia dokument, zwykle opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym osób uprawnionych. Wadium przekazuje się w oryginale w postaci elektronicznej, a forma gwarancji należytego wykonania wynika z dokumentów zamówienia. Przed przekazaniem beneficjentowi firma sprawdza jeszcze raz: kwotę, daty, dane stron, numer postępowania. Wadium wnosi się przed upływem terminu składania ofert, a zabezpieczenie należytego wykonania – przed zawarciem umowy, chyba że dokumenty zamówienia stanowią inaczej (art. 449 ust. 3 PZP).
Etap 6. Aneksy, redukcja i zwolnienie
W trakcie kontraktu gwarancja żyje razem z umową podstawową:
- Przedłużenie Przy wydłużeniu terminu realizacji albo przesunięciu odbioru gwarancję trzeba przedłużyć aneksem – przed upływem jej ważności.
- Zmiana kwoty Aneks do umowy z zamawiającym zmieniający wynagrodzenie może wymagać zmiany kwoty zabezpieczenia.
- Redukcja Po odbiorze końcowym część „wykonanie” wygasa, a zostaje część na rękojmię – w PZP najwyżej 30% zabezpieczenia (art. 453 ust. 2).
- Długie umowy Przy zabezpieczeniu na ponad 5 lat trzeba przedłużyć gwarancję najpóźniej 30 dni przed końcem ważności gwarancji, inaczej zamawiający wypłaci kwotę z gwarancji i zatrzyma ją jako zabezpieczenie w pieniądzu (art. 452 ust. 8–10 PZP).
- Zwolnienie Gwarancja wygasa z upływem terminu albo po zwolnieniu przez beneficjenta. Przekaż gwarantowi oświadczenie lub dokument zwalniający, by odblokować limit.
Jeśli beneficjent zażąda zapłaty, gwarant przy gwarancji „na pierwsze żądanie” zwykle wypłaca kwotę po sprawdzeniu formalnych warunków żądania, a potem dochodzi zwrotu od firmy. Spór o zasadność żądania firma prowadzi wtedy z beneficjentem. Tak działają m.in. gwarancja wadialna i gwarancja należytego wykonania umowy, jeśli mają formułę „na pierwsze żądanie”.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułWymagania w umowach
Klauzula ubezpieczeniowa w umowie B2B określa, jaką polisę firma musi utrzymywać.
ArtykułUbezpieczenie w umowie najmu
Ubezpieczenie w umowie najmu określa, kto ubezpiecza budynek, a kto nakłady i ruchomości najemcy.
ArtykułPolisa OC w przetargu
Zamawiający może wymagać ubezpieczenia OC w przetargu jako warunku udziału (art. 115 PZP).
ArtykułZabezpieczenia w PZP
Zabezpieczenia w zamówieniach publicznych to wadium, zabezpieczenie należytego wykonania umowy i zaliczki.
Pytania
Najczęstsze pytania
Ile trwa uzyskanie gwarancji ubezpieczeniowej?
Zależy od gwaranta, kwoty i tego, czy firma ma już limit gwarancyjny. Przy pierwszej gwarancji analiza finansowa wymaga więcej czasu niż przy kolejnej w ramach umowy ramowej. Bezpiecznie jest rozpocząć proces zaraz po decyzji o udziale w przetargu, a nie tuż przed terminem składania ofert.
Czy można uzyskać gwarancję ubezpieczeniową bez weksla?
Czasem tak – zależnie od gwaranta, kwoty, rodzaju gwarancji i kondycji firmy. Weksel in blanco z deklaracją wekslową jest jednak najczęstszym zabezpieczeniem regresowym, a przy większych kwotach gwaranci oczekują też kaucji lub poręczeń.
Czy gwarancję wadialną trzeba zwrócić gwarantowi po przetargu?
W zamówieniach publicznych zamawiający zwalnia wadium w formie gwarancji przez złożenie gwarantowi oświadczenia o zwolnieniu (art. 98 ust. 5 PZP). W przetargach prywatnych sposób zwolnienia określa treść gwarancji – czasem wymaga zwrotu oryginału lub oświadczenia beneficjenta.