Zarządzanie ryzykiem w firmie – od mapy ryzyk do ubezpieczenia
Ubezpieczenie to tylko jedno z narzędzi radzenia sobie z ryzykiem. Zanim firma zacznie rozmawiać o polisach, warto wiedzieć, co może się zdarzyć, ile by to kosztowało i co da się zrobić samemu.
Opracowanie: redakcja Asevra · Aktualizacja:
Krótka odpowiedź
Zarządzanie ryzykiem w firmie to cztery kroki: rozpoznanie zagrożeń, ocena ich prawdopodobieństwa i skutków, wybór sposobu postępowania i regularny przegląd. Ryzyko można unikać, ograniczać prewencją, przenosić na ubezpieczyciela albo kontrahenta lub świadomie zatrzymać. Ubezpieczenie najlepiej sprawdza się przy zdarzeniach rzadkich, ale kosztownych – takich, których firma nie pokryłaby z bieżących środków.
Czym jest ryzyko w firmie
Ryzyko to możliwość zdarzenia, które pogorszy sytuację firmy – zniszczy majątek, zatrzyma produkcję, wywoła roszczenie klienta albo odetnie wpływy. Każde ryzyko ma dwie cechy: jak często może się zdarzyć i jak duże będą skutki, gdy się zdarzy. Na tych dwóch osiach opiera się większość metod zarządzania ryzykiem, także opisanych w międzynarodowej normie ISO 31000.
W małej firmie nie trzeba rozbudowanego systemu. Zwykle chodzi o uporządkowaną listę zagrożeń, prostą ocenę i decyzję, co z każdym zrobić. Taka lista przydaje się też w rozmowie z dystrybutorem ubezpieczeń – zamiast pytania „co powinniśmy ubezpieczyć” firma przychodzi z opisem tego, czego się obawia i ile by ją to kosztowało.
Krok 1: identyfikacja ryzyk
Ryzyka łatwiej zebrać, gdy przejdzie się po obszarach działalności. Pomocne pytania:
- Majątek Co by się stało, gdyby spłonął budynek, magazyn albo serwerownia? Które maszyny są nie do zastąpienia w krótkim czasie?
- Ciągłość działania Ile dni firma może nie pracować? Od jakiego dostawcy lub klienta zależy najbardziej?
- Odpowiedzialność Komu firma może wyrządzić szkodę – klientom, przechodniom, właścicielowi wynajmowanej hali? Jakie kary i odszkodowania przewidują jej umowy?
- Ludzie Czy odejście lub choroba jednej osoby zatrzyma kluczowe procesy? Jakie są zagrożenia wypadkowe?
- Finanse i kontrahenci Ilu odbiorców odpowiada za większość należności? Co, jeśli największy nie zapłaci?
- Dane i systemy Czy firma przetwarza dane klientów? Co by się stało po zaszyfrowaniu systemów przez przestępców?
Dobrym źródłem są też szkody z przeszłości (własne i firm z tej samej branży) oraz wymagania z umów, które firma podpisała. Typowe zagrożenia opisujemy w przeglądzie ryzyk według branż, a pojęcia i mechanizmy polis – w bazie wiedzy o ubezpieczeniach firm.
Szukasz ubezpieczenia dla firmy?
Wskaż rodzaj ubezpieczenia i podaj dane kontaktowe. Formularz wypełnisz w kilka minut.
Krok 2: ocena – prawdopodobieństwo i skutek
Każde ryzyko ocenia się w prostej skali, np. od 1 do 5, osobno dla prawdopodobieństwa i dla skutku. Iloczyn obu ocen daje miarę ważności ryzyka, a ryzyka z najwyższym wynikiem wymagają decyzji w pierwszej kolejności.
Ocena skutku powinna być w złotych tam, gdzie to możliwe: koszt odbudowy, utracony zysk z dni przestoju, wartość roszczenia, kwota niezapłaconej faktury. Orientacyjną stratę z przerwy w działalności można policzyć w kalkulatorze kosztu przestoju, a wartość składników majątku zebrać w kalkulatorze wartości majątku firmy.
Krok 3: cztery sposoby postępowania z ryzykiem
| sposób | na czym polega | przykład |
|---|---|---|
| unikanie | rezygnacja z działalności, która wywołuje ryzyko | nieprzyjmowanie zleceń na prace pożarowo niebezpieczne u klientów |
| ograniczanie (prewencja) | zmniejszenie prawdopodobieństwa lub skutków | instalacja tryskaczy, kopie zapasowe poza firmą, szkolenia BHP, kontrola kontrahentów |
| transfer | przeniesienie skutków finansowych na inny podmiot | ubezpieczenie, ograniczenie odpowiedzialności w umowie, podwykonawca z własnym OC |
| retencja (zatrzymanie) | świadome pokrycie strat z własnych środków | udział własny w polisie, rezerwa na drobne szkody |
Sposoby się łączą. Firma, która instaluje alarm (prewencja), może przyjąć wyższy udział własny (retencja) i ubezpieczyć duże szkody (transfer). Prewencja często jest też warunkiem ubezpieczenia, bo OWU określają wymagane zabezpieczenia w ubezpieczeniu.
Transfer przez ubezpieczenie ma podstawę w umowie: ubezpieczyciel zobowiązuje się, w zamian za składkę, spełnić świadczenie w razie zajścia przewidzianego w umowie wypadku (art. 805 § 1 Kodeksu cywilnego). Zakres tego zobowiązania wyznaczają polisa i OWU.
Ubezpieczenie najlepiej odpowiada na ryzyka o niskim prawdopodobieństwie i wysokim skutku: pożar zakładu, poważny wypadek klienta, utrata dużej należności. Drobne, częste straty zwykle taniej jest zatrzymać – składka za nie musiałaby pokryć ich koszt, obsługę i marżę ubezpieczyciela. Granicę między polisą a pokrywaniem strat z własnych środków opisujemy w osobnym porównaniu (ubezpieczenie a samoubezpieczenie). Częściową retencją w samej polisie są franszyza i udział własny.
Przykład: mapa ryzyk małej drukarni
Z takiej mapy wynika lista tematów do rozmowy z dystrybutorem ubezpieczeń: majątek i jego wartość, przerwa w działalności, awaria maszyn, odpowiedzialność wobec klientów, należności. Na te ryzyka odpowiadają różne rodzaje ochrony – więcej o tym, jakie ubezpieczenia rozważają firmy. Który zakres i jakie sumy pasują do konkretnej firmy, ustala uprawniony dystrybutor ubezpieczeń (partner) po analizie potrzeb.
Krok 4: przegląd i aktualizacja
Mapa ryzyk starzeje się razem z firmą. Przejrzyj ją co najmniej raz w roku i przy każdej większej zmianie: nowej lokalizacji, nowej linii produkcji, wejściu na rynek zagraniczny, dużym kontrakcie czy zmianie kluczowych klientów. Dobrym momentem jest okres przed odnowieniem polis – zmiany w ryzyku trzeba wtedy i tak przekazać ubezpieczycielowi.
Wyznacz osobę odpowiedzialną za mapę ryzyk i polisy. W małej firmie to zwykle właściciel albo osoba od finansów – ważne, by ktoś pilnował dat, sum i wymagań z umów.
Czytaj dalej
Zobacz też
ArtykułJak powstaje składka
Od czego zależy składka ubezpieczenia firmy?
ArtykułFirmowe a prywatne
Czy polisa prywatna obejmuje działalność firmy?
ArtykułPrzegląd ubezpieczeń firmy
Jakie ubezpieczenia rozważa firma?
ArtykułUmowa ubezpieczenia
Czym jest umowa ubezpieczenia według Kodeksu cywilnego?
Pytania
Najczęstsze pytania
Czy mała firma musi mieć formalną politykę zarządzania ryzykiem?
Przepisy nie wymagają jej od większości małych firm. W praktyce jej rolę pełni zwykle prosta lista ryzyk z oceną i decyzją, co z każdym zrobić, aktualizowana raz w roku. Taka lista ułatwia też rozmowę z dystrybutorem ubezpieczeń i bankiem.
Czy wszystkie ryzyka da się ubezpieczyć?
Nie. Ubezpieczyciele zwykle nie obejmują ryzyk pewnych lub zależnych od woli firmy, strat z normalnego zużycia, kar administracyjnych w wielu przypadkach ani ryzyka handlowego, np. spadku popytu. Część ryzyk firma musi ograniczać prewencją albo pokrywać z własnych środków.